La Fundación

Política de Tratamiento de Datos Personales

Política de Tratamiento de Datos Personales – Fundación Carvajal

La FUNDACIÓN CARVAJAL,  entidad sin ánimo de lucro, con el propósito de promover el mejoramiento de la calidad de vida de las comunidades más necesitada,   domiciliada en la ciudad de Cali, en la Carrera 28F #72L-79 Poblado I, identificada con NIT 890.314.970-7, en adelante la RESPONSABLE del tratamiento, le informa a los todos los titulares de datos personales que se encuentren en nuestras bases de datos y archivos que sus datos serán tratados con legalidad, respeto, transparencia, integridad y seguridad.

 

1.  INTRODUCCIÓN:

El artículo 15 de la Constitución Política colombiana determina que “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas (…)”.

Este precepto constitucional, consagra tres derechos fundamentales autónomos, a saber, intimidad, buen nombre y habeas data.

El precepto constitucional que se desarrolla en este documento es el de “habeas data”, derecho que garantiza y protege todo lo relacionado con el conocimiento, actualización, rectificación y oposición de la información personal contenida en bases de datos y archivos, y el cual ha sido desarrollado y protegido mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

El derecho de habeas data debe entonces entenderse como un derecho fundamental autónomo que se compone de dos elementos: la autodeterminación informática y la libertad.

2. DEFINICIONES:

Con el objetivo de ayudar a determinar de una forma sencilla el significado del vocablo técnico utilizado frecuentemente en materia de protección de datos personales, todo titular de datos personales de los cuales LA FUNDACIÓN CARVAJAL ostente la calidad de RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, deberá entender los siguientes términos, así: a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012). b) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012). c) Consentimiento del titular: Es una manifestación de la voluntad, informada, libre e inequívoca, a través de la cual el titular de los datos de carácter personal acepta que un tercero utilice su información con fines comerciales. d) Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sea ésta del sector público o privado. El responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a éstos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012). e) Datos de carácter personal: Se refiere a la información de las personas naturales (identificadas o identificables), relativa tanto a su identidad (nombre y apellidos, domicilio, filiación, etc.) como a su existencia y ocupaciones (estudios, trabajo, enfermedades, etc.) f) Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados, de conformidad con la presente ley. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008). g) Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la presente ley. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008). h) Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular. (Fuente: Ley Estatutaria 1266 de 2008). i) Datos sensibles: Para los propósitos de la presente política, se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. j) Encargado del tratamiento: Es quien maneja los datos de carácter personal, pero no decide cómo, ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se hace con base en las indicaciones e instrucciones del responsable del tratamiento. k) Habeas data: Es el derecho que todo titular de información tiene de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales. l) Protección de datos de carácter personal: Es un derecho fundamental que tienen todas las personas naturales. Busca la protección de su intimidad y privacidad frente a una posible vulneración por el tratamiento indebido de datos personales capturados por un tercero. m) Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012). n) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. (Fuente: Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012. o) Tratamiento: Cualquier operación o procedimientos físicos o automatizados que permita captar, registrar, reproducir, conservar, organizar, modificar, transmitir los datos de carácter personal. p) Tratamiento de los datos: Como regla general se requiere el consentimiento por parte del titular de los datos personales para poder realizar cualquier tratamiento de sus datos. q) Titular de los datos personales: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento por parte de LA FUNDACIÓN CARVAJAL.

 

3.  OBJETIVO:

Este documento tiene como objeto informar a COLABORADORES, ASPIRANTES A UNA VACANTE, PRÁCTICANTES, PROVEEDORES, COMUNIDAD y USUARIOS Y BENEFICIARIOS DE LOS SERVICIOS DESARROLLADOS POR LA FUNDACIÓN , en adelante GRUPOS DE INTERÉS  y en general a todas las personas que hayan facilitado o que en el futuro faciliten sus datos personales a LA FUNDACIÓN CARVAJAL, sobre la política de tratamiento de la información personal y permitir a los titulares de los datos personales ejercer su derecho de habeas data, estableciendo el procedimiento necesario que estos deben seguir si desean conocer, actualizar, rectificar y oponerse a los datos que se encuentren en nuestras bases de datos y/o archivos. Este documento está orientado a proteger y garantizar todo lo concerniente al tratamiento de datos personales, las libertades y los derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas naturales.

El presente documento se encuentra alineado con la Ley 1581 de 2012 y sus normas complementarias o reglamentarias vigentes, en cuanto al cumplimiento del aviso de privacidad que se debe brindar a los titulares de la información personal por parte de LA FUNDACIÓN CARVAJAL, quien actúa como responsable del tratamiento de los datos personales.

Este documento comunica al titular de la información personal las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables a sus datos personales. De igual forma mediante este manual se explicará la forma de acceder a sus datos personales y se determinará la manera cómo se dará tratamiento y posterior uso a los datos personales.

 

4.  POLÍTICA DE PRIVACIDAD DE INFORMACIÓN PERSONAL:

La presente política establece la forma en que LA FUNDACIÓN CARVAJAL, utilizará y protegerá cualquier información de carácter personal que usted nos proporcione a través de cualquiera de nuestros canales autorizados. La información de carácter personal captada por LA FUNDACIÓN CARVAJAL, será inaccesible a otras entidades ajenas a la función específica por la que fue obtenida. LA FUNDACIÓN CARVAJAL, respetará en todo momento la privacidad de todos los titulares de información de carácter personal

El presente manual le ayudará a entender qué tipo de datos LA FUNDACIÓN CARVAJAL utilizaría y como dicha información podría llegar a ser usada y/o compartida.

 

¿QUÉ TIPO DE INFORMACIÓN RECABAMOS?:

Un dato personal es cualquier tipo de información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales identificadas o identificables. Una persona identificable es alguien que se puede identificar, de manera directa o indirecta.

Los datos personales recolectados o que recolectará LA RESPONSABLE, pueden incluir sin limitarse a: nombres, apellidos, sexo, edad, cuenta de correo electrónico, número de teléfono celular, domicilio, país, ciudad, departamento, corregimiento, asentamiento, condiciones sociales y económicas, etc.

Los datos se recolectan con el fin de cumplir las obligaciones comerciales, civiles, laborales y legales que se encuentren a cargo de LA RESPONSABLE.

·EL USO QUE LA FUNDACIÓN CARVAJAL DA A SU INFORMACIÓN

Utilizamos su información personal para proveer los servicios que usted solicite y las demás finalidades de tratamiento que usted haya autorizado de forma previa, expresa e informada.

 

·¿CÓMO COMPARTIMOS LA INFORMACIÓN PERSONAL?

LA FUNDACIÓN CARVAJAL, no compartirá información personal con terceros, a menos que el titular así lo autorice, otorgando su consentimiento a tal transferencia y/o transmisión, o que la transferencia/transmisión sea requerida o autorizada por la ley o una autoridad judicial.

LA FUNDACIÓN CARVAJAL, se reserva el derecho de divulgar la información personal a un tercero si una ley, regulación, orden de judicial nos lo exigiera o autorizara a hacerlo.

· ALMACENAMIENTO, RETENCIÓN Y EXACTITUD Y SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

LA FUNDACIÓN CARVAJAL, dispondrá de mecanismos técnicos, legales y organizacionales para que la información personal que reposa en sus bases de datos sea en todo momento protegida en contra de pérdida, acceso, uso, modificación, divulgación u otro uso indebido.

LA FUNDACIÓN CARVAJAL, ha tomado las prevenciones razonables para evitar el uso no autorizado o la divulgación de su información de carácter personal.

LA FUNDACIÓN CARVAJAL, compromete a asegurar que su información esté segura. Con el fin de evitar el acceso no autorizado o divulgación, se han establecido procedimientos físicos, electrónicos y administrativos apropiados para salvaguardar y asegurar la información que recopilamos en línea.

 

5.  ÁMBITO DE APLICACIÓN:

El presente manual, se aplicará obligatoriamente a todos los datos de carácter personal registrados en soportes físicos o digitales que sean susceptibles de ser tratados por LA FUNDACIÓN CARVAJAL como responsable de dichos datos.

El régimen de protección de datos personales que se establece en el presente documento no será de aplicación a las bases de datos o archivos indicados en el artículo 2 de la Ley 1581 de 2012.

 

6.  REQUISITOS ESPECIALES PARA EL TRATAMIENTO DE CIERTOS DATOS PERSONALES:

· DATOS PERSONALES DE NIÑOS Y ADOLESCENTES CONTEMPLADOS EN ESTE MANUAL

El tratamiento de datos personales de menores o adolescentes por parte de LA FUNDACIÓN CARVAJAL se llevará a cabo respetando siempre los siguientes requisitos:

  1. Siempre responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Siempre asegurar por parte del responsable el respeto a sus derechos fundamentales.
  3. Que en la medida de lo posible se realice dicho tratamiento teniendo en cuenta la opinión de los menores titulares de la información de carácter personal, considerando los siguientes factores:
  • Madurez
  • Autonomía
  • Capacidad para entender el fin de dicho tratamiento
  • Explicar las consecuencias que conlleva el tratamiento

 Atención: La valoración de las anteriores características se llevarán a cabo por parte del LA FUNDACIÓN CARVAJAL de forma general. Todo responsable, encargado o tercero involucrado en el tratamiento de los datos personales de menores, deberá siempre velar por el uso adecuado de este tipo de datos personales.

 
· DATOS PERSONALES SENSIBLES ESTABLECIDOS EN LA LEY 1581 DE 2012

LA FUNDACIÓN CARVAJAL identifica los datos sensibles que eventualmente recolecte o almacene para cumplir con los siguientes objetivos:

  • Implementar especial atención y reforzar su responsabilidad frente al tratamiento de este tipo de datos, lo que se traduce en una exigencia mayor en términos de cumplimiento de los principios y los deberes establecidos por la normatividad vigente en materia de protección de datos.
  • Establecer los niveles de seguridad técnica, legal y administrativa para tratar esa información de forma adecuada.
  • Aumentar las restricciones de acceso y uso por parte del personal de LA FUNDACIÓN CARVAJAL y de terceros.

La RESPONSABLE podrá tratar datos clasificados como sensibles cuando:

  • El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  • El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  • El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
  • El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  • El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

 

7.  PRINCIPIOS RECTORES DE LA PROTECCIÓN DE DATOS:

LA FUNDACIÓN CARVAJAL se encuentra comprometida en mantener la libertad, integridad, transparencia, confidencialidad, veracidad y disponibilidad de los datos personales de COLABORADORES, ASPIRANTES A UNA VACANTE, PRÁCTICANTES, PROVEEDORES, COMUNIDAD y USUARIOS Y BENEFICIARIOS DE LOS SERVICIOS DESARROLLADOS POR LA FUNDACIÓN y cualquier otra persona natural que mantenga sus datos en nuestras bases de datos y archivos.  LA FUNDACIÓN CARVAJAL garantiza la aplicación de los principios generales para el tratamiento de este tipo de datos, contemplados en la Ley 1581 y decretos reglamentarios, los cuales son:

  1. Legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales es una actividad reglada, por lo cual LA FUNDACIÓN CARVAJAL cumplirá de forma obligatoria lo establecido en la Ley 1581 y en las demás disposiciones que la desarrollen.

 

  1. Finalidad: LA FUNDACIÓN CARVAJAL aplicará tratamiento a los datos personales obedeciendo siempre a una finalidad legítima la cual será previamente informada al titular.
  2. Libertad: LA FUNDACIÓN CARVAJAL sólo tratará los datos personales cuando cuente con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
  3. Veracidad o calidad: Los datos personales que trate LA FUNDACIÓN CARVAJAL deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles.
  4. Transparencia: LA FUNDACIÓN CARVAJAL garantizará al titular de los datos personales, en cualquier momento y sin restricciones, la obtención de información acerca de la existencia de datos que a éste le conciernan.
  5. Acceso y circulación restringida: LA FUNDACIÓN CARVAJAL se compromete a que el tratamiento de los datos personales se realizará por entidades autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley 1581. Los datos personales que se encuentren bajo custodio de LA FUNDACIÓN CARVAJAL, excepto aquellos que cumplan con la condición de públicos, no podrán encontrarse disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, excepto que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
  6. Seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de LA FUNDACIÓN CARVAJAL se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  7. Confidencialidad: LA FUNDACIÓN CARVAJAL se compromete a que las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos se encontrarán obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas.

 

8.      DERECHOS Y PROCEDIMIENTOS:

Para la protección de sus datos personales los GRUPOS DE INTERÉS tendrán los siguientes derechos:

  • Conocer y acceder a sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Actualizar sus datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Rectificar los datos personales que hayan sido objeto de un tratamiento.
  • Oponerse y cancelar su autorización para el tratamiento de sus datos personales, cuando en el tratamiento de estos no se hayan respetado los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.

Estos derechos podrán ser ejercidos directamente por el titular de la información, su apoderado o su causahabiente, según el caso, siempre que se presente el documento idóneo para dicha representación, como lo es un poder general firmado y autorizado.

· DERECHO DE CONOCIMIENTO Y ACCESO

Toda persona natural tendrá el derecho de conocer si sus datos personales han sido sometidos a un tratamiento por parte del LA FUNDACIÓN CARVAJAL en los términos expresados en la norma, además de ejercer el derecho de conocer el origen de sus datos y si los mismos han sido cedidos o no a terceros y, por ende, la identificación de los cesionarios.

· DERECHO DE ACTUALIZACIÓN

Toda persona natural tendrá el derecho de actualizar la información conservada por el LA FUNDACIÓN CARVAJAL como datos personales en los términos expresados en la norma.

· DERECHOS DE RECTIFICACIÓN

Toda persona natural tiene el derecho de comprobar frente al responsable del tratamiento de la información la exactitud y veracidad y solicitar la rectificación de sus datos personales recolectados cuando los mismos resulten inexactos, estén incompletos o conlleven a error. Los titulares de la información deberán indicar los datos que solicitan corregir y además acompañar la documentación que justifique lo solicitado.

· SOLICITUD DE OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN

El titular de la información personal deberá indicar los datos que se deben cancelar o rectificar, aportando si es del caso la documentación o prueba que lo justifique. La cancelación dará lugar al bloqueo de sus datos, conservándolos por parte del responsable, con el único fin de que estos sean accesibles a autoridades administrativas o judiciales, siempre obedeciendo el plazo de prescripción que exista sobre los mismos. Cumplido este plazo debe procederse por parte del responsable a la cancelación definitiva de la información personal del interesado o afectado, que repose en las bases de datos o archivos.

Igualmente, el titular podrá solicitar la supresión o cancelación de sus datos personales cuando el tratamiento de estos por parte del responsable o encargado resulte excesivo e inclusive inadecuado. Los datos de los titulares de la información serán conservados durante los tiempos previstos en las normas aplicables y/o dependiendo del caso, de las relaciones contractuales entre el titular de la información personal y el responsable del tratamiento.

En todo caso la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

9.      PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMOS PARA EL CONOCIMIENTO, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, OPOSICIÓN Y CANCELACIÓN SOBRE LOS DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES:

El titular podrá ejercer en cualquier momento sus derechos de acceso, rectificación, supresión y prueba de autorización ante LA RESPONSABLE mediante el envío de una notificación por escrito, adjuntando fotocopia de un documento que acredite su identidad, a las direcciones indicadas a continuación:

  • Área encargada: Gestión jurídica.
  • Correo electrónico: Podrá dirigirse vía correo electrónico a juridico@fundacioncarvajal.org.co
  • Oficina domicilio principal: Podrá dirigirse a la oficina del domicilio principal de la compañía ubicada en la Carrera 28F #72L-79 Poblado I, Cali, Valle del Cauca, Colombia.

Para cualquier duda relacionada con el presente Manual de políticas, el titular podrá ponerse en contacto con LA RESPONSABLE a través de las direcciones antes mencionadas.

·  REQUISITOS PARA EJERCER EL DERECHO DE HABEAS DATA A TRAVÉS DE APODERADO

Este derecho puede ejercerse por el interesado debidamente identificado o por el apoderado del titular de la información personal (se debe adjuntar copia del poder con la solicitud). Si se llegare a presentar la solicitud por parte de una persona que no fuese el titular de la información personal, sin cumplir con la presentación del documento idóneo que sustente la representación, ésta deberá ser tenida como no presentada y no se dará respuesta a dicho requerimiento.

Los menores de edad deberán ejercer su derecho de habeas data a través de quien acredite su representación legal.

· CONSULTAS

Los titulares de la información, que deseen realizar consultas, deberán tener en cuenta que LA FUNDACIÓN CARVAJAL, como responsable o encargada del tratamiento de la información personal de sus GRUPOS DE INTERÉS, deberán suministrar a dichas personas toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del titular.

La consulta se formulará por el medio habilitado y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término, sin perjuicio de las disposiciones contenidas en leyes especiales o reglamentos expedidos por el Gobierno Nacional que podrán establecer términos inferiores, atendiendo a la naturaleza del dato personal.

·  RECLAMOS

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en ley 1581, podrá presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
  2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos días hábiles e informará la situación al interesado.
  4. Una vez recibido el reclamo completo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
· PROCEDIBILIDAD

El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento.

La persona interesada o afectada que desee ejercer cualquiera de los derechos citados en este documento, podrá hacerlo por comunicación escrita a la entidad responsable del tratamiento de su información personal, acompañando dicha solicitud de su firma y copia de la identificación personal o documento similar análogo.

· CONTENIDO DE LA INFORMACIÓN ENTREGADA POR PARTE DE LA FUNDACIÓN CARVAJAL.

Toda información que se brinde al titular de los datos personales deberá ser legible, precisa y verificable.

 

10. MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL QUE REPOSA EN LAS BASES DE DATOS DE LA FUNDACIÓN CARVAJAL:

 

LA FUNDACIÓN CARVAJAL garantiza que cuenta con mecanismos y herramientas tecnológicas para controlar el acceso a sus bases de datos donde reposa información de carácter personal.  Dichas medidas se han tomado de acuerdo con el volumen de datos y estructura organizacional de la entidad. Así mismo cuenta con un protocolo y procedimiento de respuesta frente a incidentes y violaciones de seguridad de datos personales

 

11.   VIGENCIA:

El presente manual tiene vigencia a partir del 31 de julio de 2018 y reemplaza en su totalidad el anterior que se encontraba vigente desde el 01 de abril de 2013.

 

AVISO DE PRIVACIDAD

 El presente aviso, el cual es de obligatorio cumplimiento para LA FUNDACIÓN CARVAJAL,  regula el tratamiento de datos personales de COLABORADORES, ASPIRANTES A UNA VACANTE, PRÁCTICANTES, PROVEEDORES, COMUNIDAD y USUARIOS Y BENEFICIARIOS DE LOS SERVICIOS DESARROLLADOS POR LA FUNDACIÓN,  que sea ejercido por parte de LA RESPONSABLE; igualmente ayudará a los titulares de datos personales, a entender qué tipo de datos utilizaremos, las condiciones en que LA RESPONSABLE utilizará y protegerá todo tipo de dato personal que se nos  proporcione a través de nuestro sitio web o  de cualquier canal o medio físico y/o electrónico.

LA FUNDACIÓN CARVAJAL, respetará en todo momento las libertades y los derechos de tipo fundamental que tienen todas las personas físicas frente al tratamiento de sus datos personales.

CAMBIOS EN LA POLÍTICA

LA FUNDACIÓN CARVAJAL informa que en el evento de introducir cambios en la presente política de privacidad, éstos se publicarán en la siguiente dirección electrónica: www.fundacioncarvajal.org.co, lo anterior con el fin de mantener a todos los titulares de datos personales informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos. 

CONSENTIMIENTO Y REVOCATORIA

LA FUNDACIÓN CARVAJAL informa que, mediante autorización, libre, previa, expresa e informada, usted como titular de datos personales, autoriza que sus datos personales sean captados, almacenados, transmitidos, usados, actualizados, circulados y en general tratados conforme a las finalidades que se relacionan en la presente política.

Cualquier titular de datos personales podrá en cualquier momento revocar su consentimiento para el tratamiento de sus datos, siempre que sea legal y/o contractualmente permitido, mediante el envío de una comunicación y/o solicitud a los canales que constan en el apartado “EJERCICIO DE DERECHOS” la presente política, aportando copia de su documento de identificación (cédula y/o pasaporte) con el fin de acreditar su identidad.

TRATAMIENTOS Y FINALIDADES APLICADOS A LOS DATOS DE CARÁCTER PERSONAL

Usted como titular de datos personales, mediante su autorización previa, expresa e informada, acepta que sus datos sean recolectados, almacenados, usados, circulados y en general tratados para las siguientes finalidades:

 
·FINALIDADES COMUNES PARA COLABORADORES, ASPIRANTES A UNA VACANTE, PRACTICANTES, PROVEEDORES, COMUNIDAD Y USUARIOS Y BENEFICIARIOS DE LOS SERVICIOS PRESTADOS POR LA FUNDACIÓN
  1. Gestionar cualquier tipo de relación contractual o cualquier otra que surja en virtud del cumplimiento una ley o contrato.
  2. Informar sobre cambios sustanciales en las políticas de tratamiento de la información de LA FUNDACIÓN CARVAJAL.
  3. Consultar y verificar los datos personales que se encuentren almacenados en bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y contactos.
  4. Responder a peticiones, consultas y quejas.
  5. Monitorear a través de sistemas de videovigilancia y para fines relacionados con la seguridad, las actividades que se lleven a cabo en las sedes de la RESPONSABLE.
  6. Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos.
  7. Transferir o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/0 administrativas, cuando éstos sean requeridos en relación con su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones.
 
·  FINALIDADES PARA COLABORADORES Y ASPIRANTES A UNA VACANTE

LA FUNDACIÓN CARVAJAL se encuentra interesada en mejorar la calidad de sus relaciones laborales; seremos responsables del manejo de datos personales proporcionados por los trabajadores y de igual forma del uso y la protección de éstos.

 

Los datos personales que tratamos de los colaboradores y aspirantes se utilizarán para:

  1. Verificar y confirmar su identidad.
  2. Verificar referencias personales y laborales.
  3. Aplicar pruebas de conocimiento y habilidades personales.
  4. Cumplir con las obligaciones derivadas de la relación laboral.
  5. Adelantar las afiliaciones a las que usted como colaborador tiene derecho por ley ante EMPRESAS PRESTADORAS DE SALUD, FONDOS DE PENSIONES, ADMINISTRADORAS DE RIESGO y CAJAS DE COMPENSACIÓN FAMILIAR.
  6. Elaborar e incorporar expedientes de empleados y practicantes.
  7. Gestionar los procesosdisciplinarios que se encuentren a cargo de LA RESPONSABLE.
  8. Pagar nómina y prestaciones sociales de acuerdo con sus condiciones laborales.
  9. Asignar herramientas de trabajo, documentar y controlar la asignación de activos informáticos y de comunicación.
  10. Asignar claves y contraseñas.
  11. Controlar el acceso lógico (acceso a redes de la compañía, archivos, aplicaciones) a redes y sistemas de LA FUNDACIÓN CARVAJAL.
  12. Controlar el acceso físico a las sedes de LA FUNDACIÓN CARVAJAL.
  13. Monitorear y utilizar las imágenes que se capten a través sistemas de videovigilancia con la finalidad de controlar y fiscalizar el desarrollo y rendimiento de las actividades laborales en el espacio o puesto de trabajo.
  14. Elaborar un directorio interno de empleados.
  15. Contactar a las personas que nos indique en caso de presentarse una emergencia.
  16. Emitir recomendaciones o elaborar referencias laborales una vez que se termine la relación laboral con LA RESPONSABLE.
  17. Realizar estudios con fines estadísticos o de control interno.
  18. Realizar pagos a terceros como entidades financieras (libranzas), fondos de empleados y otros, previa autorización del trabajador.

 

LA FUNDACIÓN CARVAJAL entiende que los datos personales de terceros que usted aporte, tales como referencias laborales, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con la presente política de privacidad.

Los datos personales que captamos de los aspirantes a una vacante son necesarios para:

 

  1. Verificar y confirmar su identidad.
  2. Verificar referencias personales y laborales.
  3. LA RESPONSABLE informa a todos los candidatos a una vacante laboral que hayan entregado o enviado su hoja de vida a través de cualquiera de los canales que se pongan a disposición para tal fin que sus datos personales serán conservados por un término máximo de SEIS (6) meses. Finalizado este término, se procederá a destruir o eliminar la carpeta o archivo.

 

· FINALIDADES PARA PROVEEDORES Y CONTRATISTAS

Los datos personales que tratamos de los proveedores son necesarios para:

 

  1. Identificarlo como proveedor.
  2. Desarrollar y aplicar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaboración de solicitudes de cotización y propuesta, y/o adjudicación de contratos y/o órdenes de compra.
  3. Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades con relación a su condición de proveedor dentro de LA FUNDACIÓN CARVAJAL.
  4. Elaborar contratos, convenios, facturas y cualquier otro documento análogo o similar que tenga relación con su actividad como proveedor dentro de LA FUNDACIÓN CARVAJAL.
  5. Evaluar la calidad de los productos y/o servicios ofrecidos y/o prestados de forma efectiva a LA FUNDACIÓN CARVAJAL.
  6. Utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física.
  7. Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de LA RESPONSABLE.

 

LA FUNDACIÓN CARVAJAL entiende que los datos personales de terceros que usted aporte, tales como referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con la presente política de privacidad.

 

· FINALIDADES PARA LA COMUNIDAD

Los datos personales que tratemos de personas de nuestra comunidad de influencia serán necesarios para:

 

  1. Informar sobre los servicios y programas de intervención social que desarrolla o desarrollará LA FUNDACIÓN CARVAJAL.
  2. Identificarlo como persona interesada en servicios y programas de intervención social que desarrolla o desarrollará LA FUNDACIÓN CARVAJAL.
  3. Gestionar sus datos para lograr una correcta asignación del programa de su interés.
  4. Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico (correo electrónico, redes sociales como FACEBOOK, TWITTER, SNAPCHAT, LINKEDIN, etc., servicios de mensajería instantánea tales como WHATSAPP, TELEGRAM, etc.) o físico, conocido o por conocerse, informaciones y notificaciones de carácter general, institucional y comercial relacionadas con los servicios ofrecidos.
·FINALIDADES PARA USUARIOS Y BENEFICIARIOS DE LOS SERVICIOS Y PROGRAMAS DE INTERVENCIÓN SOCIAL DESARROLLADOS POR LA FUNDACIÓN

Los datos personales de los usuarios de los servicios y los cuales son captados mediante vía telefónica, formularios físicos y/o electrónicos, se utilizarán por parte de LA RESPONSABLE para las finalidades que se determinan a continuación, las cuales son consideradas necesarias para poder gestionar de una forma correcta la relación que usted tenga con LA RESPONSABLE: 

  1. Registrarlo como usuario de los servicios y programas de intervención social desarrollados por LA RESPONSABLE.
  2. Evaluarlo como usuario potencial.
  3. Dar cumplimiento y seguimiento a las obligaciones contraídas por usted con LA RESPONSABLE.
  4. Actualizar sus datos.
  5. Contactar con usted cuando así lo solicite.
  6. Proveer, procesar, completar y darles seguimiento a los servicios por usted adquiridos y/o contratados.
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